基本的商务礼仪有哪些_商务礼仪之会议

商务礼仪之会议

商务礼仪之会议 商务礼仪之会议确定接待规格 会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性 会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代 表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议 准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

商务礼仪之发放会议通知 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地 点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后 面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否 有其他要求等。会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充 足的时间把会议回执寄回来。

商务礼仪之会议会场的选择 选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是 达到一下标准:
第一:大小要适中。

会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不 景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气, 而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房 间,而只要一个大小正好的房间。” 第二:地点要合理。

历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集 中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与 会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录 音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地 认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场。

现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿 车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

商务礼仪之会议会场的布置 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和 庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台 上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干 净,摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几 种配置方法:
①圆桌型。

如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而 坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有 利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或 上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中 位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。

如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。

这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会 议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席 的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

商务礼仪之会议资料的准备 现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种 辅助器材准备妥当。这些资料包括桌椅、名牌、茶水、签到簿、名册、会议议程、 黑板、白板、笔等。

商务礼仪之接待人员提前入场 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状 态。一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。

①签到。

设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高, 可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱 下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签 到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经 常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。

签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领 导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。

与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者 解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。